O que é SAP: conheça o sistema ERP

Você já ouviu falar da SAP? Ou de sistema ERP? Estamos falando do software facilitador para a grande maioria dos departamentos de uma empresa, de qualquer porte e em qualquer ramo. Muitos negócios já usam, como os bancos e a Petrobras, sabia?

Conheça a SAP a seguir e fique por dentro de todas as vantagens para otimizar a produtividade do seu negócio já! 

O que é SAP?

A SAP é uma empresa de desenvolvimento de softwares para gerenciar processos empresariais, desenvolvendo soluções facilitadoras para processar dados e o fluxo de informações.

Fundada em 1972, a empresa alemã era chamada Systemanalysis Programmentwicklung, e mais tarde consolidou-se na sigla SAP. Desde então, cresceu em escala global e conta com mais de 105 mil funcionários pelo mundo.

Desde a criação, a SAP estabeleceu o padrão global para os softwares de planejamento de recursos empresariais (ERPs) dos concorrentes. Atualmente, a evolução dos programas da SAP chega a um novo patamar, com o poder da computação in-memory para processar grandes volumes de dados e oferecer suporte a tecnologias, como a inteligência artificial (IA) e Machine Learning.

Como funciona o sistema SAP?

Antes de entender como funciona a SAP, é preciso entender como os administradores conduzem seus negócios sem esse tipo de sistema. Os modelos de empresa tradicionais têm o costume de descentralizar a gestão dos dados — ou seja, armazenam em bancos de dados separados. 

A consequência é a dificuldade que funcionários, de diferentes departamentos, têm para acessar as informações em outro banco. E tem mais, descentralizar dados resulta em duplicidade e aumento dos custos para sustentar o espaço de armazenamento.

Apresentado o problema, agora entenda a solução: o sistema SAP funciona a partir da centralização de dados para gerenciar melhor os processos de negócios complexos, como as fintechs. Neste contexto, colaboradores de diferentes áreas obtêm acesso fácil a insights a qualquer momento. 

Aproveitando todas as funções da SAP, as empresas podem otimizar a produtividade e, aprimorar a eficiência operacional, além de aumentar a margem de lucro. Quais áreas da empresa podem se beneficiar com o uso do sistema SAP?

Quais áreas da empresa podem se beneficiar com o uso do sistema SAP?

Por conta da versatilidade e integralidade, as áreas de uma empresa que podem se beneficiar com o uso do SAP são:

• Vendas: com a SAP, podemos automatizar o gerenciamento de pedidos, atendimento ao cliente e até o marketing, direcionando esforços com mais precisão com foco em conversão.
• Compras: automatize as cotações, pedidos, recebimento de mercadorias e conte com os insights da ferramenta para negociar bons preços com seus fornecedores.
• Produção: a SAP oferece funcionalidades para melhorar a eficiência das operações, como o planejamento da produção, controle de estoque e gestão do supply chain. 
• Finanças: pode-se automatizar tarefas como faturamento, contas a pagar e contas a receber. Além disso, o sistema oferece insights para a tomada de decisões financeiras.
• Recursos humanos: as demandas de recrutamento, treinamento e folha de pagamento não estarão desamparadas com a SAP. E mais, é possível obter informações sobre o desempenho dos funcionários e também auxilia a organização a se manter em conformidade com as leis trabalhistas.

Além dessas áreas, o SAP também pode ser bem aproveitado na logística, serviços e TI.

Quais são as principais funcionalidades do sistema SAP?

Financial Accounting

O módulo de contabilidade financeira é essencial para tomar decisões financeiras informadas. Isso porque ela oferece uma visão geral completa das transações da empresa, incluindo contas a pagar, contas a receber e registros de ativos. Essa funcionalidade pode ser personalizada para atender às necessidades específicas de cada negócio.

Controlling

O módulo Controlling da SAP fornece uma visão 360 dos custos, ajudando a identificar e gerenciá-los e tomar decisões mais informadas com a contabilidade de classe de custo, contabilidade baseada em atividades, controle de custo de produto e análise de lucratividade.

Sales and Distribution

Gerencie as vendas e distribuição com o SAP SD, uma das funcionalidades mais essenciais para uma empresa. Com ele, todo o processo de vendas é otimizado, desde o primeiro contato com o cliente até a entrega do produto.

Ele pode ser usado para monitorar a consulta de produtos, cotação, gerenciamento de pedidos, preços, planejamento de entrega, separação, embalagem, saída de mercadorias, remessa e entrega de produtos.

Material Management

Este módulo lida com a movimentação de materiais e tem relação direta com a logística, gerenciamento da cadeia de suprimentos, vendas e entrega, gerenciamento de depósito, produção e planejamento.

Production Planning and Control

O módulo SAP Planning and Control é usado em conjunto com vendas, ou seja, vai desde o planejamento de operações, recursos de distribuição até os custos do produto.

Quality Management

O SAP QM ajudará na gestão da qualidade de produtos durante processos, em diferentes ramos. Isso se torna útil para utilizar abordagens estruturadas. Além disso, pode ser integrado em vendas, produção, planejamento, inspeção, controle e gestão de auditoria, etc.

Human Capital Management

O módulo HCM contém atividades relacionadas ao departamento de recursos humanos e departamento pessoal. Isso quer dizer que os dados relativos ao empregado são adicionados no sistema para gerenciamento 360, como banco de horas, abonos, folha de pagamento, férias e outros.

Manutenção

O módulo SAP PM gerencia todas as atividades de manutenção na organização, incluindo inspeções, notificações, manutenções corretivas e preventivas, reparos e outras medidas para manter o sistema técnico em bom funcionamento dos prédios.

Para quais empresas o sistema SAP é destinado?

O sistema SAP é destinado a empresas de todos os portes e setores, desde pequenas e médias empresas até grandes corporações. O motivo disso é que podemos integrar todas as áreas de finanças, contabilidade, vendas, marketing, produção, logística e recursos humanos por meio das várias funcionalidades do sistema.

O SAP é especialmente facilitador em empresas com setores complexos e regulamentados, com fabricantes, distribuidores, varejistas e tecnologia. Alguns exemplos de organizações utilizadores do sistema SAP são Embraer, Petrobras, Ambev e muitos bancos. 

O que preciso saber para trabalhar com o sistema SAP?

Primeiramente, é preciso entender sobre os produtos comercializados pela SAP, os quais vão desde ERPs, até Business Intelligence e CRM. De modo geral, é preciso também saber a necessidade do seu negócio e os gargalos. Dessa forma, trabalhar com um sistema SAP pode ser a grande virada de chave para o seu negócio.

Quais as vantagens do uso do sistema SAP?

São muitos motivos para adotar uma solução de gestão como a SAP. Listamos algumas a seguir, confira!

Comunicação

A autora e doutora em Ciências da Comunicação, Cleuza Cesca, já citou em um de seus livros que um  dos maiores problemas em uma empresa vem da falta de comunicação e integração entre departamentos. Neste contexto, a SAP auxilia na melhoria de interações, eliminando ruídos entre partes e registrando todos os processos realizados.

Controle de Dados

Controlar o acesso de dados não é tarefa simples, já que nem todas as informações devem ser disponibilizadas a todos os funcionários. Com o sistema SAP, pode-se definir níveis de acesso de cada colaborador — com login e senha. 

Assim, informações sensíveis e sigilosas, ficam disponíveis apenas para os responsáveis por essa área e os gestores da empresa.

Otimização de custos

A SAP é um investimento e tem como estratégia otimizar os custos do seu negócio, para mantê-lo em pleno funcionamento. Isso ocorre por meio da automatização de processos e supervisão dos gastos para que possam ser minimizados ou extintos, em alguns casos. 

Inteligência e Estratégia

Um sistema inteligente é uma ótima estratégia para otimizar a vantagem competitiva. Isso quer dizer que trabalhos manuais podem ser automatizados, enquanto a sua equipe foca em processos que terão um retorno maior para a empresa. 

Agilidade e Produtividade

A habilidade de automatizar tarefas pode ser um grande aliado para a produtividade e funções multitarefas. As funcionalidades da SAP são ágeis e são usadas para acelerar o tempo de conclusão de uma tarefa. 

Escalabilidade

As vantagens do SAP são que são sistemas facilmente escaláveis — ou seja, é mais fácil adicionar novas funcionalidades no sistema, se assim for necessário. Hoje, com o aumento da velocidade com que o mercado muda, ter uma companhia escalável é essencial para obter êxito.

Como implementar o sistema SAP?

Em poucos passos, você mudará a maneira com que a sua equipe produz. 

Primeiro, identifique as necessidades internamente. Não é indicado investir em algo sem saber da real necessidade na nossa realidade, concorda? É preciso identificar os pontos falhos, para garantir que todo o potencial desse sistema de gestão seja aproveitado.

Depois, avalie as opções no mercado. A SAP pode ser integrada com diversos sistemas, qual é o que mais se encaixa para você? 

O próximo passo é escolher a ferramenta, planejar o processo de instalação e, enfim, começar a migração dos dados.

Como usar o sistema SAP com um software fiscal?

Para usar o sistema SAP com um software fiscal, é necessário integrá-los por meio de uma das duas maneiras disponíveis:

1. Integração direta: os dados são trocados diretamente entre os sistemas.
2. Integração indireta: os dados são exportados do SAP para o software fiscal e depois importados novamente.

Após a integração, é possível usar o SAP para gerar documentos fiscais. Tais dados são gerados automaticamente, com base nas informações que estão armazenadas no sistema.

E então, você já pensou quantas otimizações podem ser feitas dentro da sua empresa com a SAP? Quer saber mais sobre o sistema ERP para sua área fiscal? Clique aqui e conheça a Conexão SAP, integrada com a Qive.