Sistema SAP: o que é, vantagens e funcionalidades do ERP

Você já ouviu falar em SAP ou em sistema SAP, mas ainda tem dúvida sobre o significado? Esse é um dos softwares de gestão empresarial mais utilizados no mundo, presente em todos os portes e setores, como bancos, indústrias e até na Petrobras.

Neste artigo, vamos explicar o que é o SAP, suas principais funcionalidades, vantagens, desafios de implementação e como pode transformar a operação da sua organização. E o melhor: a integração do sistema com a sua gestão fiscal.

Se você busca otimizar processos, aumentar a produtividade e tomar decisões mais informadas, siga com a leitura.

O que é sistema SAP?

A SAP é uma corporação global especializada em soluções de software para gerenciamento de processos empresariais. Suas ferramentas ajudam a integrar dados e otimizar o fluxo de informações entre departamentos.

Fundada em 1972 na Alemanha, era chamada Systemanalysis Programmentwicklung, e mais tarde consolidou-se na sigla SAP. Desde então, cresceu em escala global e conta com mais de 105 mil funcionários pelo mundo.

Desde a criação, o SAP estabeleceu o padrão global para os softwares de planejamento de recursos empresariais (ERPs) dos concorrentes. Atualmente, a evolução dos programas da SAP chega a um novo patamar, com o poder da computação in-memory para processar grandes volumes de dados e oferecer suporte a tecnologias, como a inteligência artificial (IA) e Machine Learning.

Como funciona o sistema SAP?

Antes de explicar como funciona o SAP, vale entender como as companhias gerenciam suas operações sem esse tipo de sistema. Quem se diz tradicional tem o costume de descentralizar a gestão dos dados — ou seja, armazenam em bancos de dados separados. 

A consequência é a dificuldade dos funcionários, de diferentes departamentos, ao acessar as informações em outro banco. E tem mais, descentralizar dados resulta em duplicidade e aumento dos custos para sustentar o espaço de armazenamento.

Apresentado o problema, agora entenda a solução: o sistema SAP funciona a partir da centralização de dados para gerenciar melhor os processos de negócios complexos, como as Fintechs. Neste contexto, colaboradores de diferentes áreas obtêm acesso fácil a insights a qualquer momento. 

Aproveitando todas as funções da SAP, as marcas podem otimizar a produtividade e, aprimorar a eficiência operacional, além de aumentar a margem de lucro. Afinal, quais áreas da companhia podem se beneficiar com o uso do sistema SAP?

Como implementar o sistema SAP?

Com essa implementação, é possível transformar a forma da sua equipe trabalhar. Mas, para isso, é necessário planejamento.

Primeiro, identifique as necessidades internamente. Não é indicado investir em algo sem saber da real necessidade na nossa realidade, concorda? É preciso identificar os pontos falhos, para garantir o aproveitamento total desse sistema de gestão.

Depois, avalie as opções no mercado. O SAP permite integração com diferentes plataformas. O ideal é avaliar qual solução se encaixa melhor à realidade da sua marca.

O próximo passo é escolher a ferramenta, planejar o processo de instalação e, enfim, começar a migração dos dados.

Desafios de implementar o SAP

É importante também conhecer o outro lado da moeda: a jornada de implementação. Afinal, adotar um sistema robusto envolve várias mudanças na operação da organização. 

1. Complexidade técnica do sistema: apesar de altamente customizável, com adaptações para adequar à sua realidade, o SAP exige um conhecimento técnico maior para configurá-lo corretamente.
2. Projetos longos e demorados: esse ERP pode levar meses (ou até anos), dependendo da estrutura e do porte do negócio. Assim, más decisões ou trocas de planejamentos podem estender ainda mais o processo.
3. Alto investimento financeiro: não se limita à licença do software. Consideramos também os gastos com consultorias especializadas, infraestrutura tecnológica, treinamentos e suporte. 
4. Integração com sistemas já implementados: vários negócios já utilizam sistemas próprios e eles precisarão se comunicar com o SAP. Essa integração é desafiadora, tecnicamente falando, especialmente quando os sistemas existentes são antigos ou pouco documentados.
5. Risco de interrupção das operações durante a transição: no caso de erros de configuração ou testes mal-executados, a rotina pode ser impactada, sendo essencial um planejamento da virada de sistema, chamado go-live.

Principais funcionalidades do sistema SAP

Financial Accounting (FI)

O módulo de contabilidade financeira é essencial para tomar decisões financeiras informadas. Isso porque ela oferece uma visão geral completa das transações, incluindo contas a pagar, contas a receber e registros de ativos. Essa funcionalidade pode ser personalizada para atender às necessidades específicas de cada negócio.

Controlling (CO)

O módulo Controlling da SAP fornece uma visão 360 dos custos, ajudando a identificar e gerenciá-los e tomar decisões mais informadas com a contabilidade de classe de custo, contabilidade baseada em atividades, controle de custo de produto e análise de lucratividade.

Advanced Business Application Programming (ABAP)

A função ABAP é usada para a programação avançada de aplicativos de negócios. Ela serve para criar relatórios, automações e personalizações, além de adaptar o SAP às suas necessidades específicas, criando novas funções sob medida. Quem mais se beneficia é o time de TI e desenvolvimento, mas os departamentos financeiros, logística e RH também podem moldar soluções mais alinhadas ao dia a dia.

Sales and Distribution (SD)

Gerencie as vendas e distribuição com o SAP SD, uma das funcionalidades mais essenciais para uma marca. Com ele, todo o processo de vendas é otimizado, desde o primeiro contato com o cliente até a entrega do produto.

Ele pode ser usado para monitorar a consulta de produtos, cotação, gerenciamento de pedidos, preços, planejamento de entrega, separação, embalagem, saída de mercadorias, remessa e entrega de produtos.

Material Management (MM)

Este módulo lida com a movimentação de materiais e tem relação direta com a logística, gerenciamento da cadeia de suprimentos, vendas e entrega, gerenciamento de depósito, produção e planejamento.

Production Planning and Control (PP)

O módulo SAP Planning and Control é usado em conjunto com vendas, ou seja, vai desde o planejamento de operações, recursos de distribuição até os custos do produto.

Logistics Execution (LE)

O SAP LE oferece funções essenciais para mapear toda a logística, como o recebimento e saída de mercadorias. Ele precisa estar integrado aos módulos PP, SD e MM para atuar como esperado. O Logistics Execution abrange também o gerenciamento de armazém, expedição e frota.

Quality Management (QM)

O SAP QM ajudará na gestão da qualidade de produtos durante processos, em diferentes ramos. Isso se torna útil para utilizar abordagens estruturadas. Além disso, pode ser integrado em vendas, produção, planejamento, inspeção, controle e gestão de auditoria, etc.

Human Capital Management (HCM)

O módulo HCM contém atividades relacionadas ao departamento de recursos humanos e departamento pessoal. Isso quer dizer que os dados relativos ao empregado são adicionados no sistema para gerenciamento 360, como banco de horas, abonos, folha de pagamento, férias e outros.

Manutenção (PM)

O módulo SAP PM gerencia todas as atividades de manutenção na organização, incluindo inspeções, notificações, manutenções corretivas e preventivas, reparos e outras medidas para manter o sistema técnico em bom funcionamento dos prédios.

Gestão de relacionamento com o cliente (CRM)

Uma boa ferramenta de CRM ajudará no relacionamento do cliente, desde a aquisição, até o pós-venda. No SAP, há integração dos dados do cliente em todos os pontos de contato (ciclo de vida) para oferecer uma experiência mais consistente. 

Supplier Relationship Management (SRM)

Além do CRM, existe também a necessidade de gerenciar o relacionamento com os fornecedores. Assim, o módulo SRM gerencia as transações de produtos e serviços entre a organização e fornecedores. Para facilitar ainda mais, este módulo pode ser integrado aos sistemas de planejamento, contabilidade e estoque.

Vantagens do uso do sistema SAP

São muitos motivos para adotar uma solução de gestão como o SAP. Listamos algumas a seguir, confira!

Comunicação

A autora e doutora em Ciências da Comunicação, Cleuza Cesca, já citou em um de seus livros: um dos maiores problemas em uma instituição vem da falta de comunicação e integração entre departamentos. Neste contexto, o SAP auxilia na melhoria de interações, eliminando ruídos entre partes e registrando todos os processos realizados.

Controle de Dados

Controlar o acesso de dados não é tarefa simples, pois nem todas as informações devem ser disponibilizadas a todos os funcionários. Com o sistema SAP, pode-se definir níveis de acesso de cada colaborador — com login e senha. 

Assim, informações sensíveis e sigilosas, ficam disponíveis apenas para os responsáveis por essa área e os gestores.

Otimização de custos

Apesar do investimento inicial elevado, o SAP visa otimizar custos operacionais no longo prazo, automatizando processos e reduzindo desperdícios. Isso ocorre por meio da automatização de processos e supervisão dos gastos para poderem ser minimizados ou extintos, em alguns casos. 

Inteligência e Estratégia

Um sistema inteligente é uma ótima estratégia para otimizar a vantagem competitiva. Ou seja, trabalhos manuais podem ser automatizados, enquanto a sua equipe foca em processos com mais retorno para a organização. 

Agilidade e Produtividade

A habilidade de automatizar tarefas pode ser um grande aliado para a produtividade e funções multitarefas. As funcionalidades da SAP são ágeis e são usadas para acelerar o tempo de conclusão de uma tarefa. 

Escalabilidade

As vantagens do SAP são sistemas facilmente escaláveis — ou seja, é mais fácil adicionar novas funcionalidades no sistema, se assim for necessário. Diante das rápidas mudanças do mercado, contar com uma solução escalável como o SAP é fundamental para garantir competitividade e crescimento. 

Para quais empresas o sistema SAP é destinado?

O sistema SAP é destinado a todos os portes e setores, desde pequenas e médias empresas até grandes corporações. O motivo disso é que podemos integrar todas as áreas de finanças, contabilidade, vendas, marketing, produção, logística e recursos humanos por meio das várias funcionalidades do sistema.

O SAP é especialmente facilitador os setores complexos e regulamentados, com fabricantes, distribuidores, varejistas e tecnologia. Alguns exemplos de organizações utilizadores do sistema SAP são Embraer, Petrobras, Ambev e muitos bancos. 

Quais áreas da empresa podem se beneficiar com o uso do sistema SAP?

Por conta da versatilidade e integralidade, algumas áreas de uma organização podem se beneficiar com o uso do SAP:

• Vendas: com o SAP, podemos automatizar o gerenciamento de pedidos, atendimento ao cliente e até o marketing, direcionando esforços com mais precisão com foco em conversão.
• Compras: automatize as cotações, pedidos, recebimento de mercadorias e conte com os insights da ferramenta para negociar bons preços com seus fornecedores.
• Produção: o SAP oferece funcionalidades para melhorar a eficiência das operações, como o planejamento da produção, controle de estoque e gerenciamento do supply chain. 
• Finanças: pode-se automatizar tarefas como faturamento, contas a pagar e contas a receber. Além disso, o sistema oferece insights para a tomada de decisões financeiras.
• Recursos humanos: as demandas de recrutamento, treinamento e folha de pagamento não estarão desamparadas com o SAP. E mais, é possível obter informações sobre o desempenho dos funcionários e também auxilia a organização a se manter conforme as leis trabalhistas.

Além dessas áreas, o SAP também pode ser bem aproveitado na logística, serviços e TI.

O que preciso saber para trabalhar com o sistema SAP?

Primeiramente, é preciso entender sobre os produtos comercializados pela SAP, os quais vão desde ERPs, até Business Intelligence e CRM. De modo geral, é preciso também saber a necessidade do seu negócio e os gargalos. Dessa forma, trabalhar com um sistema SAP pode ser a grande virada de chave para o seu negócio.

Como usar o sistema SAP com um software fiscal?

Para usar o sistema SAP com um software fiscal, é necessário integrá-los por meio de uma das duas maneiras disponíveis:

• Integração direta: os dados são trocados diretamente entre os sistemas.
• Integração indireta: os dados são exportados do SAP para o software fiscal e depois importados novamente.

Após a integração, é possível usar o SAP para gerar documentos fiscais. Tais dados são gerados automaticamente, com base nas informações armazenadas no sistema.E então, você já pensou quantas otimizações podem ser feitas dentro da sua marca com o SAP? Quer saber como o SAP pode ajudar na sua eficiência, especialmente na área fiscal? Clique aqui e conheça a Conexão SAP, integração direta do ERP com a Qive.